Ведение кадрового делопроизводства в строительных организациях

В настоящее время одним из актуальных вопросов, с которым сталкивается большинство строительных компаний, является несоответствие ведения кадрового делопроизводства Трудовому Законодательству РФ.

Неправильное ведение кадрового делопроизводства приводит к возникновению рисков административных штрафов вплоть до приостановления деятельности предприятия, дисквалификации  должностных лиц, отстранение  ответственных работников по результатам проверок Трудовой инспекцией, так как ведение кадрового делопроизводства в строительных организациях имеет определенный порядок, утвержденный в Российской Федерации.

Помимо этого некорректное ведение кадрового учета (отпуска, больничные листы), является причиной появления искажений в бухгалтерской отчетности и, соответственно, ведет к налоговым рискам по налогу на прибыль, налогу на доходы физических лиц и взносам, уплачиваемым во внебюджетные фонды.

Для того, что бы избежать административные штрафы Трудовой и Налоговой инспекции, необходимо строго соблюдать четкий порядок организации и ведения кадрового учета.

  1. Кадровые документы, которые всегда должны быть в организации:
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Штатное расписание и приказ о его утверждении
  • Журнал учета трудовых книжек
  • Приказ о назначении ответственного лица за трудовые книжки
  • Журнал регистрации трудовых договоров
  • График отпусков
  • График сменности
  • Табель учета рабочего времени (ежемесячно)
  • Положения по работе с персональными данными
  • Согласие сотрудника на обработку персональных данных
  • Обязательное проведение аттестации рабочих мест
  • Положение по Охране труда
  • Приказ о назначении ответственного лица по Охране труда
  • Положение по Технике безопасности
  • Если в компании предусмотрена премия – то обязательно должно быть Положение о премировании и материальном стимулировании
  1. Прием работника на работу:
  • Заявление о приеме на работу
  • Трудовой договор
  • Приказ о приеме на работу
  • Должностная инструкция
  • Лист ознакомления с локальными актами
  • Личная карточка работника
  • Трудовая книжка – запись о приеме на работу в трудовой книжке
  • Лицевой счет работника
  • Согласие работника на обработку персональных данных.

2.1. При приеме на работу в личном деле работника должны быть следующие документы:

  • Копия паспорта (все заполненные страницы)
  • Трудовая книжка (оригинал)
  • Пенсионное страховое свидетельство (копия)
  • Свидетельство ИНН (копия)
  • Документы об образовании (здесь нужны в том числе  и свидетельства о  курсах, сертификаты и т.д.) (копия)
  • Военный билет (для мужчин) (копия всех заполненных страниц)
  • Для отдельной категории работников (водитель, монтажник, электрик, высотник и т.д.) обязательно должны быть медицинские справки и удостоверения о повышении квалификации.
  1. При увольнении работника:
  • Заявление об увольнении
  • Приказ об увольнении
  • Запись в трудовой книжке об увольнении
  • Обходной лист
  • Справка о заработке за два года

Обязательно при увольнении работника должно быть сархивировано  личное дело, и передано в архив. Личное дело уволенного работника хранится 75 лет.

Регулируют вопросы от­ветственности работодателей и должностные лиц три действующих нормативных акта:

  • Трудовой кодекс РФ
  • Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ)
  • Уголовный кодекс РФ.

Трудовой кодекс РФ предусматривает привлечение лиц, виновных в нарушении трудового законодательства, к дисциплинарной ответственности (в рамках самого Трудового кодекса РФ это замечание, выговор, увольнение), а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Трудовым законодательством также предусмотрена материальная ответственность работодателя:

  • за задержку выплаты заработной платы и других выплат — работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (статья 236 ТК РФ). При этом размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
  • за моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, — сумма ущерба возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора (статья 237 ТК РФ), а в случае возникновения спора – судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.
  • за все случаи незаконного лишения работника возможности трудиться – работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок (статья 234 ТК РФ). К упомянутым случаям относится:
    • незаконное отстранение работника от работы, его увольнение или перевод на другую работу;
    • отказ работодателя от исполнения или несвоевременное исполнение решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;
    • задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.
  • Так как персональные данные являются одним из видов охраняемой законом тайны, защита их конфиденциальности предусмотрена также и статьей 13.14 КоАП РФ, согласно которой в ситуации, если лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, административный штраф для него будет составлять от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда.

К сотруднику, ответственному за хранение персональной информации работников, работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, в частности замечание, выговор, увольнение.

Одновременно нормы подпункта «в», пункта 6, статьи 81 ТК РФ предусматривают четкое основание, наделяющее работодателя правом расторжения трудового договора по своей инициативе при разглашении охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

Кроме того, как работодатель, так и работники, непосредственно обрабатывающие персональные данные работников могут быть привлечены к материальной ответственности за разглашение служебной или коммерческой тайны вопреки трудовому договору в порядке возмещения причиненного этим ущерба (пункт 7 часть 1 статьи 243 ТК РФ).

Кодекс РФ об административных правонарушениях, в нем за нарушения законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27) установлены следующие виды административных наказаний:

Статья 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда<

1.Нарушение законодательства о труде и об охране труда — влечет:

  • наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;
  • на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным ли­цом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Подробнее об указанных видах административного наказания:

  1. Административный штраф является денежным взысканием и выражается в рублях. Административный штраф должен быть уплачен лицом, привлеченным к административной ответственности, не позднее тридцати дней со дня вступлений постановления о наложении административного штрафа в законную силу,

Различные  штрафные санкции предусмотрены и за:

  • уклонение от участия в переговорах о заключении коллективного договора, либо нарушение установленного срока его заключения, либо необоснован­ный отказ от его заключения;
  • непредставление информации, необходимой для проведения коллектив­ных переговоров и осуществления контроля за соблюдением коллективного договора, соглашения;
  • нарушение или невыполнение обязательств по коллективному договору, соглашению;
  • уклонение от получения требований работников и от участия в примири­тельных процедурах; невыполнение соглашения;
  • сокрытие страхователем наступления страхового случая при обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
  1. Приостановка  деятельности организации (ст. 3.12 КоАП РФ).

Административное приостановление деятельности заключается во времен­ном прекращении деятельности лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, юридических лиц, их филиа­лов, представительств, структурных подразделений, производственных участков, а также эксплуатации агрегатов, объектов, зданий кии сооружений, осуществле­ния отдельных видов деятельности (работ), оказания услуг.

Административное приостановление деятельности применяема в случае угрозы жизни или здоровью людей, в области правил привлечения иностранных граждан и лиц без гражданства к трудовой деятельности, осуществляемой на тор­говых объектах (в том числе в торговых комплексах), а также в области градостроительной деятельности (в ред. федеральных законов от 5 ноября 2006 г. №189-ФЗ, от 18 декабря 2006 г. № 232-ФЗ).

Административное приостановление деятельности назначается судьей только в случаях, предусмотренных статьями КоАП РФ. Также особенной частью Ко­декса РФ об административных правонарушениях предусмотрена приостановка деятельности организации, если менее строгий вид административного наказа­ния не сможет обеспечить достижение цели административного наказания. Как правило, это касается нарушений работодателя в вопросах охраны труда (отсут­ствие медосмотров, нарушение режима труда и отдыха работников, отсутствие установленных инструктажей, грубейшие нарушения по предоставлению еже­годных отпусков) и оплаты труда (невыплаты работникам причитающихся им сумм; денежной компенсации за задержку выплат, неоплата сверхурочных работ сотрудника и т.д.).

Административное приостановление деятельности устанавливается на срок до девяноста суток.

  1. Дисквалификация (ст.3.11 КоАП РФ).

Дисквалификация заключается в лишении физического липа права занимать руководящие  должности,  осуществлять  предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридиче­ским лицом. Также она может распространяться на предпринимателей без обра­зования юридического лица. Дисквалификация устанавливается на срок от шести месяцев до трех лет.

Уголовный кодекс РФ.

1. Ст. 143 УК РФ. Нарушение правил охраны труда.

Очень много нарушений сегодня в организациях всех форм собственности и сфер деятельности есть по охране труда. Нарушение правил техники безопасности или иных правил охраны труда, совершенное лицом, на котором лежали обязанности по соблюдению этих пра­вая, если это повлекло по неосторожности причинение тяжкого вреда здоровью человека, — наказывается штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в раз­мере заработной плати или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до одного года.

То же деяние, повлекшее по неосторожности смерть человека, — наказыва­ется лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать опреде­ленные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового».

К таким нарушениям относятся: нарушение режимов работы (большие пере­работки, работа в течение двух и более смен подряд), нарушение режимов отдыха (большая задолженность по отпускам, непредоставление отпуска более двух лет, частая работа в выходные дни) и др.

2. Ст.145 УК РФ Невыплата заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат.

Невыплата свыше двух месяцев заработной платы, пособий и иных установ­ленных законом выплат, совершенная руководителем предприятия, учреждения иди организации независимо от формы собственности из корыстной или иной личной заинтересованности, — наказывается штрафом в размере от ста тысяч до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет, либо принудительными работами на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового (ст. 145.1 УК РФ).

Для того, что бы избежать административных штрафов необходимо проводить комплексную проверку на участке «оплата труда-кадры».

Проверка «оплата труда-кадры» необходима в нескольких ситуациях: прием-передача дел сотрудниками, внутренняя оценка работы подразделений фирмы по требованию руководства, подготовка к проверке Инспекцией по труду, налоговой инспекции и других контролирующих органов, представительство в суде по трудовому спору, а так же при купле-продаже действующих предприятий, слияниях и поглощениях.

Обращаем Ваше внимание, что такая проверка особенно важна для строительных предприятий, так как используется труд сезонного характера, практикуется ненормированный рабочий день,  ведутся работы на территориях с различными коэффициентами по оплате труда. Некорректное ведение кадрового учета является причиной появления искажений в бухгалтерской отчетности и, соответственно, ведет к налоговым рискам по налогу на прибыль, налогу на доходы физических лиц и взносам, уплачиваемым во внебюджетные фонды.

Одним из направлений деятельности АКГ «Гориславцев и К.» является предоставление услуг в области комплексной проверки на участке «оплата труда-кадры».

Мы проводим проверку «оплата труда-кадры» в следующем порядке:

  • Определение перечня подлежащих проверке документов и периода проверки.
  • Сверка документов.
  • Параллельная проверка кадровой документации (личные дела сотрудников, приказы о перемещении, локальная нормативная документация и т.д.) и всех начислений сотрудникам (заработная плата, оплата больничных, отпусков, региональных надбавок и т.д.), а также соответствующих налогов и взносов.
  • Оформление отчетов по проверкам.

Результатом проверки «оплата труда-кадры» является заключение специалистов по КДП и аудиторов, имеющих богатый профессиональный опыт в области кадрового делопроизводства и бухгалтерского учета, которое включает в себя:

  • перечень выявленных в документах нарушений трудового законодательства Российской Федерации;
  • перечень документов, отсутствующих на предприятии, но являющихся обязательными, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
  • перечень нарушений при расчете всех видов оплаты труда;
  • рекомендации по исправлению нарушений;
  • предложение по восстановлению кадрового учета и по исправлению ошибок  на участке расчета оплаты труда.

Авторы статьи:
Клопотовская Полина Вячеславовна — руководитель департамента кадрового консалтинга, АКГ «Гориславцев и К»
Лукьянова Тятьяна Викторовна — кандидат экономических наук / доцент, Государственный Университет Управления