Архивирование кадровых документов

Архивирование кадровых документов

В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам. Необходимость данной документации продиктована требованиями государства по ведению и сохранению всех документов, связанных с трудовой деятельностью и стажем каждого работника. Учитывая большие сроки хранения документов, возникает необходимость в непрерывном архивировании кадровых документов.

В соответствии с существующим законодательством личные дела и другие документы следует своевременно подготавливать для архивного хранения. Сначала проводится экспертиза по установлению ценности документов, по результатам которой ряд документов отбирается для длительного хранения в архиве. Архивирование кадровых документов обязательно включает в себя такие процедуры, как оформление дел и опись документов в архив. При оформлении документов в архив следует учитывать следующее обстоятельство: в личные дела помещаются документы, оформленные по всем правилам. Для тех дел, что не подлежат архивному хранению, оформляются акты, на основании которых подобная документация подлежит уничтожению. Порядок данной процедуры также чётко регламентирован.

Завершающим этапом архивирования кадровых документов является передача подготовленной документации в архив предприятия на дальнейшее хранение в течение срока, установленного законодательством (отдельные документы хранятся на протяжении 75 лет). Собственно сам процесс по архивированию кадровых документов представляет собой ответственную и трудоёмкую работу. Для обеспечения полной сохранности документов в архиве предприятия предъявляются особые требования к правилам хранения кадровой документации и доступа к ней. Однако имеется альтернативный вариант, позволяющий обеспечить правильное архивирование и надежное хранение документов. Для этого следует обратиться к компании, представляющей профессиональные услуги по архивирование кадровой документации, которые обойдутся дешевле, чем создание и ведение собственного архива.

Организация архивных работ

Каждое предприятие в процессе ведения своей деятельности создает объёмную кадровую документацию, которая должна храниться в течение длительного времени. Архивирование кадровых документов выполняется либо силами самого предприятия, либо все работы по хранению кадровой документации и ведение архивного дела поручаются сторонней организации, специализирующейся на предоставлении профессиональных услуг по архивированию кадровой документации. При организации архива на самом предприятии для хранения документов необходимо специальное закрытое помещение, где контролируется влажность воздуха и в которое исключается попадание прямых солнечных лучей.

Организация архивных работ регламентируется «Положением о хранении документов», которое утверждается руководителем предприятия. Согласно положению в приказном порядке назначается официальное лицо, занимающееся подготовкой документов в архив и несущее ответственность за архивное хранение документов и дел. Также на предприятии создаётся экспертная комиссия, которая проверяет учетные документы архива и проводит периодическую экспертизу кадровой документации на предмет соответствия нормативного срока хранения документов и их фактического времени хранения в архиве. Все кадровые документы с истёкшим сроком хранения изымаются из архива для последующего уничтожения.

Ведение архива документов

К состоянию архивированных кадровых документов предъявляются достаточно высокие требования. Полный учёт документации ведётся для фиксации хранящегося количества кадровых документов, а также при поступлении и выбытии документов из архива предприятия. Эту процедуру выполняют для обеспечения полной сохранности архивной документации и для быстрого поиска любых документов. Как правило, оформление документов в архив предусматривает учет документации в виде единицы хранения, которая представляет собой обособленный документ или совокупность нескольких взаимосвязанных документов, помещенных в индивидуальную обложку.

Основной задачей в процессе архивировании кадровых документов является составление корректной описи документов в архив предприятия, архивное хранение документов и кадровых дел по каждому сотруднику и своевременная передача документов в архивное учреждение (при передаче архивной документации на хранение в госучреждения).

Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» предлагает комплексные услуги по архивированию кадровых документов: подготовку и комплектование архива документами, архивное хранение документов и дел, архивирование личных дел и другие операции с кадровой документацией. При работе с архивными документами мы гарантируем полную конфиденциальность и сохранность документов в архиве.

Мы можем предложить следующие услуги по архивированию кадровых документов

  • Создание архива компании с нуля.
  • Составление примерной (плановой) и итоговой номенклатуры дел.
  • Формирование дел.
  • Проверка сроков хранения документов, составление актов на уничтожение.
  • Создание электронного архива документов (Excel).
  • Создание и прошивка учетных журналов.
  • Подготовка описи на уничтожение документов по срокам хранения.

*Тарифы оговариваются индивидуально с учетом пожеланий Заказчика.