Архивирование бухгалтерских документов

Каждый день в любой организации или на предприятии оформляется значительное количество документации для нужд бухгалтерии. Учитывая особую важность и ценность бухгалтерских документов, всегда возникает вопрос: где и как хранить огромное количество бухгалтерской документации. У данной проблемы есть современное решение – своевременное архивирование бухгалтерских документов. Для этого все документы, предназначенные для временного или постоянного хранения помещаются в специальный архив, где обеспечиваются оптимальные условия для сохранности документации в течение длительного времени (до 75 лет). Самостоятельное ведение архивного дела предполагает организацию архивных работ: наличие положения об архиве и специального помещения, подбор квалифицированных сотрудников для работы в архиве, подготовка бухгалтерских и прочих документов для архивного хранения, учет и экспертиза документации, утилизация бухгалтерских документов с истёкшим сроком архивного хранения.

Однако создание собственного архива занимает много времени и требует немалых ресурсов, что делает самостоятельное архивирование бухгалтерских документов делом весьма затратным и очень трудоёмким. Для многих небольших предприятий и организаций наиболее оптимальный способ архивации бухгалтерской документации – воспользоваться услугами компаний, специализирующихся на архивировании документов.

Процесс архивирования бухгалтерских документов включает следующие операции:

• Экспертиза ценности бухгалтерских документов и установление предельных сроков хранения для каждого документа.
• Формирование дел для временного и постоянного архивного хранения.
• Составление номенклатуры дел по бухгалтерским документам.
• Выполнение переплётных и восстановительных работ.
• Хранение и учёт бухгалтерских документов в архивном помещении.
• Выделение из состава архива дел, с завершившимися сроками хранения.
• Утилизация документации с истёкшим сроком хранения.

Профессиональное архивирование бухгалтерских документов обладает важнейшими преимуществами:

• Снижение материальных и временных издержек по документообороту бухгалтерской документации.
• Гарантия конфиденциальности бухгалтерской информации.
• Полный порядок в бухгалтерских документах и быстрый поиск нужного документа.
• Надёжное хранение всей документации в специальном архиве.
• Своевременная утилизации документов, у которых завершился срок архивного хранения.
• Готовность организации к аудиторской или налоговой проверке.

Документооборот бухгалтерских документов является составной частью общего делопроизводства. Эти документы часто требуются для составления и проверки бухгалтерской отчётности, поэтому регулярное архивирование бухгалтерских документов является надёжным способом для хранения и систематизации значительного объёма бухгалтерской документации, а также для гарантированного уничтожения всех документов, у которых завершились предельные сроки архивного хранения.

Профессиональное архивирование бухгалтерских документов обеспечивает надёжное хранение и правильный учёт важнейших документов, связанных с ведением бухгалтерского дела.

Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» предлагает качественные услуги по архивированию бухгалтерской документации. Специалисты нашей компании выполнят экспертизу и архивирование бухгалтерских документов, обеспечат подходящие условия для длительного и безопасного хранения важнейшей бухгалтерской документации.